Cos'è il budgeting

Per introdurre il concetto di budgeting dobbiamo partire da un concetto di pianificazione strategica dei costi.

Più un'azienda è complessa e strutturata a livello manageriale più è importante dare ruoli e compiti chiari al management della struttura stessa. Quando parliamo di pianificazione strategica dei costi parliamo di una serie di obiettivi e di una serie di aspettative che l'azienda deve organizzare e deve aver chiari per poter proseguire una linea di sviluppo coerente con le scelte fatte.

Partiamo sempre da un presupposto semplicistico, vogliamo dare un'idea di fondo senza essere troppo tecnici con discussioni mirate ma piuttosto dare un'infarinatura che permetta di capire a grandi linee di cosa stiamo parlando quando usiamo termini come budgeting.

Di fondo con il budgeting possiamo avere chiaro costi e sviluppi, obiettivi e traguardi, dobbiamo definire chi fa cosa nel singolo dettaglio e aver chiaro che ogni sottocategoria dell'azienda abbia il giusto supporto di risorse umane o economiche che sia.

Il budgeting parla di una gestione di risorse, parla di una suddivisione economica del budget che l'azienda mette a disposizione della struttura per raggiungere fininalità precise del reparto in questione.

Budget e web

Il contesto consulenziale su cui opera amdweb è in primis virtuale quindi parlare di pianificazione strategica nei costi di un sito significa proprio scomporre ogni costo/spesa per capirne il reale valore e per stanziare un adeguato budget.

Una cosa è un sito vetrina, una cosa ben diversa è un sito e-commerce.

Per facilitare il contesto economico e comprendere al meglio i singoli costi di un sito amdweb parte dall'analizzare uno schema di lavoro che comprende tutta la fase operativo strategica dell'azienda. Non si dimentichi che ci sono obblighi fiscali quando si opera con la vendita online, non si dimentichi la logistica e la gestione ordini, le spedizioni e tutto il necessario per coordinare l'immagine anche nel packaging.

Aspetti tecnico strategici per realizzare un sito

• Progetto iniziale (obiettivi, aspettative, fattibilità, tempi, progress)
• Scelta tecnica (costi nel medio lungo termine, vantaggi e differenze)
• Realizzazione contenuti (Progetto comunicativo, progetto redazionale e stesura testi)
• Post messa in rete (tutti gli aspetti che fanno trovare/lavorare il sito)

Aspetti economici: i costi di un sito

• Costi tecnici (piattaforma, dominio, certificati ssl, personalizzazioni e assistenza)
• Costi realizzativi (progetti, foto, inserimento contenuti e immagini)
• Costi grafici (grafica desktop, mobile, immagine coordinata)
• Costi pubblicitari (come far trovare il sito? ppc, social, seo, mail marketing?)

Purtroppo quando si cerca di capire o analizzare i costi di un sito non è facile trovare troppa lungimiranza e questo rischia di rendere inutile ogni pianificazione strategica dei costi. Avere chiarezza sull'insieme permette ad un'azienda di capire come e quanto spendere, come e quanto stanziare.

Se si sta facendo un progetto il consiglio nostro è sempre quello di analizzare il tutto con una certa eccedenza nei costi per evitare di trovarsi male nel tempo.

• Un sito vetrina non può costare meno di 8/10 mila euro
• Un sito e-commerce almeno il doppio (qui ci sono molte variabili da analizzare, esempio numero di prodotti da descrivere, il mercato, la comunicazione rispetto al mercato)

Il budget nelle piccole imprese

Quando parliamo di piccole imprese, PMi, di enti, di aziende o professionisti, i budget da investire sono sfumature che spesso decide un'unica persona, in modo automatico e logico, ma senza le opportune considerazioni anche queste scelte rischiano di stravolgere dei reparti non correttamente presi in considerazione. Di solito è il titolare stesso che decide, spesso e volentieri senza cognizione di causa dell'insieme e senza riuscire a fare una pianificazione logica e razionale.

Uno dei gap più evidenti della categoria che possiamo definire medio piccola, è quello di procedere per il 95% dei casi ad impulso negli investimenti e man mano che si presenta il "problema" in base alla cassa del momento si decide come proseguire o peggio ancora, se proseguire. Le scelte in questo caso non dipendono dalla reale necessità, ma dalla disponibilità.

Un vecchio detto dice che "tutto quello che lasci da fare, lo ritrovi da fare con gli interessi" e questo è valido per ogni contesto. Un possibile soluzione è quella di tenere traccia di quello che si fa e di avere sempre uno storico per ponderare ogni spesa/acquisto/investimento.

Se le operazioni sono fatte da una persona si dovrebbe cercare consulenza esterna per avere un parere obiettivo e svincolato da sentimentalismi o peggio da influenze interne, se invece c'è uno staff per quanto piccolo, c'è un confronto diretto che permette di essere obiettivi e pragmatici.

La visione d'insieme è quella che permette obiettività, è quella che permette di ponderare una spesa fatta bene che spesso in valore assoluto è pesante, in valore prospettico è minore perché evita piccole spese quotidiane che a fine anno sono macigni.

La visione d'insieme

Quando ragioniamo in termini di spesa/investimento aziendale, ma forse il ragionamento dovrebbe estendersi al quotidiano, dobbiamo imparare a ragionare in prospettiva per evitare di acquistare ogni giorno un qualcosa che potrebbe essere preso a titolo definitivo una volta per tutte.

Facciamo un esempio estremamente piccolo.

Se acquistiamo sotto casa un pacco di carta, spendiamo in valore assoluto una cifra irrisoria rispetto ad un acquisto di un bancale di carta da un grossista diretto, ma se a fine anno abbiamo comprato 3 bancali di carta il costo totale è nettamente superiore. Se facciamo un conteggio a lungo termine, notiamo che a fine anno il risparmio è di parecchi punti in percentuale se facciamo un acquisto grosso e spesso non c'è confronto con l'acquisto minimo quotidiano. Sembrano ragionamenti banali, ma un'azienda spesso non ha nemmeno il tempo di farlo e il poter pagare poco al giorno diluisce la spesa e non ci fa rendere conto del pagamento. Pensiamo ai telefoni, all'acquisto di cancelleria, all'utilizzo di pc a quanto ci possono costare se non ponderiamo il loro acquisto. Tutto questo, poi specialmente su contesti piccoli, interferisce su possibili disponibilità economiche per fare sviluppi o altre integrazioni e, come spesso accade, la goccia quotidiana che sembra essere innocua è la fetta di guadagno che ci giochiamo per superficialità.

Ora il contesto budget è da vedere più in contesti strutturati dove ci sono direttori di compartimento, responsabili di zona ecc ma il concetto che ci interessa sottolineare in questo ambito è che partendo dal piccolo, è importante avere sempre una visione d'insieme chiara e attenta perché la gestione aziendale, specialmente negli ultimi anni, impone molta accortezza e oculatezza nelle spese e negli investimenti.